Copilot Datenschutz: Welche Variante DSGVO-tauglich ist und wo die Websuche-Falle steckt

Copilot steckt heute in Outlook, Teams, Word, Edge und Windows. In vielen Firmen läuft er, ohne dass jemand entschieden hat, welche Variante mit welchen Daten arbeiten darf. Die Kanzlei VISCHER schreibt dazu, es sei heute schwieriger, Copilot auszuschalten, als ihn aktiviert zu lassen.

Dieser Ratgeber zum Copilot Datenschutz ordnet alle Varianten ein, zeigt die Websuche-Falle mit Microsofts eigenen Worten und gibt Admins die Klickpfade. ChatGPT, Claude, Gemini und DeepL stehen im Anbietervergleich Welche KI ist DSGVO-konform?

Welcher Copilot ist welcher? Die neuen Namen seit August 2026

Seit August 2026 steht es in Microsofts Doku: Microsoft 365 Copilot heißt jetzt Microsoft Copilot, Microsoft 365 Copilot Chat heißt Microsoft Copilot Chat. An Sicherheit, Compliance und Datenschutz ändert sich laut Microsoft nichts. Das Problem: „Microsoft Copilot“ klingt jetzt wie die Privat-App. Wer im Meeting „Copilot“ sagt, kann drei verschiedene Verträge meinen.

Die Faustregel: Entscheidend ist das Konto. Mit Firmenkonto (Entra ID) gilt Enterprise Data Protection, und Copilot Chat zeigt dir das mit einem grünen Schild oben neben dem Button für einen neuen Chat.

Die Copilot-Ampel: welche Variante für welche Daten

Die Bewertung entspricht unserem Datenschutz-Check. Grün bei Personendaten gilt nur ohne Websuche.

Copilot Chat und Microsoft Copilot teilen sich den Vertrag, deshalb die gleiche Ampel. Der Unterschied liegt im Zugriff: Microsoft Copilot arbeitet über Microsoft Graph mit Mails, Chats und Dateien. Copilot Chat ist laut Microsoft im Web verankert und sieht Firmeninhalte nur in bestimmten Fällen, etwa wenn du sie hochlädst, offen hast oder den Chat in Outlook nutzt. Deshalb hängt Copilot Chat stärker an der Websuche.

Bei Art.-9-Daten wie Gesundheitsdaten steht Microsoft laut VISCHER besser da als OpenAI und Anthropic, weil der Microsoft-DPA besondere Kategorien nicht ausschließt. Eine Risikoabwägung brauchst du trotzdem.

Azure OpenAI ist der Weg für eigene Anwendungen. Die Prompts landen laut Microsoft nicht bei OpenAI, du steuerst im Code, ob das Modell ins Web darf, und mit dem Deployment-Typ DataZone EU statt Global bleibt die Verarbeitung in der EU. Den Vergleich mit ChatGPT Business findest du unter ChatGPT DSGVO-konform nutzen.

Für mich ist Copilot Chat mit Firmenkonto der naheliegende Einstieg für alle, die sowieso auf Microsoft 365 laufen. Aber nur, wenn jemand die Websuche aktiv regelt.

Enterprise Data Protection: was das grüne Schild abdeckt

Enterprise Data Protection (EDP) ist Microsofts Sammelbegriff für die Zusagen aus DPA und Produktbestimmungen, mit Microsoft als Auftragsverarbeiter. Laut Microsofts Seite zum Unternehmensdatenschutz heißt das: Prompts und Antworten stehen unter denselben Bedingungen wie deine Mails in Exchange, Microsoft trainiert damit keine Basismodelle, und Copilot respektiert Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien. Nicht drin sind die Websuche und Anthropic-Modelle „with Data Retention“. Agents bringen laut Microsoft eigene Bedingungen mit.

Einen Punkt löst kein Vertrag: Copilot sieht alles, was der Nutzer sehen darf. Liegt die Gehaltsliste in einer zu offen freigegebenen SharePoint-Seite, findet Copilot sie auch. Räum die Freigaben auf, bevor die Lizenzen kommen.

Die Websuche-Falle: wo der Copilot Datenschutz endet

Ist die Websuche an, baut Copilot aus deinem Prompt eine Suchanfrage aus wenigen Wörtern und schickt sie an Bing, ohne Nutzername und Tenant-ID. Sehr kurze Prompts können komplett rausgehen, und Begriffe aus einem geöffneten Dokument können einfließen. Microsofts eigenes Beispiel: Auf „Wer ist mein Vorgesetzter und welche öffentlichen Informationen gibt es über ihn?“ geht der Name des Vorgesetzten an Bing. Bei einer geplanten Übernahme von Fabrikam gehen „Fabrikam-Strategie“ und „Fabrikam-Finanzen“ raus.

Für diese Suchanfragen gelten der Microsoft-Servicevertrag und die Datenschutzbestimmungen, Microsoft handelt als Verantwortlicher. In der Doku zur Websuche in Copilot steht wörtlich, der Nachtrag zum Datenschutz „gilt nicht für die Verwendung generierter Websuchabfragen“, und auch die EU-Datengrenze gilt nicht. Die Produktbestimmungen legen Zusagen drauf: kein Training, keine Werbeprofile, Behandlung als „vertrauliche Kundeninformationen“. VISCHER vermisst eine klare Vertraulichkeitszusicherung, und auch „Zero Query Logging“ beseitige die Mängel nicht. Bei Azure OpenAI stellt sich dasselbe Problem, sobald eine Anwendung „Grounding with Bing Search“ nutzt.

Für mich ist das der wichtigste Punkt der ganzen Seite. Bei einer normalen Suche tippst du die Begriffe selbst. Bei Copilot entscheidet das Modell, was rausgeht. Fürs Schulen hilfreich: Copilot Chat zeigt bei den verknüpften Zitaten 24 Stunden lang die exakten Suchanfragen.

Websuche abschalten: Richtlinie „Websuche in Copilot zulassen“

Die Richtlinie gibt es nur im Cloud Policy-Dienst für Microsoft 365. Sie gilt für Microsoft Copilot und Copilot Chat. Ohne Konfiguration ist die Websuche an, außer ihr habt die Richtlinie „Verwendung zusätzlicher optionaler verbundener Erfahrungen in Office zulassen“ deaktiviert.

1. config.office.com öffnen (Rolle Office-Apps-Administrator).
2. Anpassung → Richtlinienverwaltung → Erstellen, Namen vergeben, Bereich wählen: alle Benutzer oder Gruppen.
3. Nach Websuche in Copilot zulassen suchen, auf Aktiviert setzen, Option wählen, erstellen.
4. Testen: Beim Testnutzer muss der Umschalter für Webinhalte ausgegraut sein.

Nutzer können die Websuche selbst abschalten (Copilot-App → Einstellungen → Personalisierung → Erweitert → Websuche). Verlassen würde ich mich darauf nicht. Und bei Microsoft 365 Apps for Business unterstützt Cloud Policy laut Microsoft nur Datenschutz-Richtlinien. Ob diese dazuzählt, sagt die Doku nicht, deshalb der Test.

Ich würde Option 2 für alle setzen und Option 1 nur für eine geschulte Gruppe mit reinen Web-Recherchen, etwa Marketing. Konflikte zwischen Gruppen löst Cloud Policy über die Priorität.

EU Data Boundary, Flex Routing, Claude: bleiben die Daten in der EU?

Für Prompts und Antworten gilt die EU-Datengrenze (EUDB). Microsofts Doku zeigt drei Ausnahmen: die Websuche, Flex Routing und die Anthropic-Modelle.

Flex Routing lässt die Inferenz bei Lastspitzen in den USA, Kanada oder Australien laufen. Gespeicherte Daten bleiben laut Microsoft in der EUDB, bis auf „begrenzte pseudonymisierte Daten“. Für Tenants, die nach dem 25.03.2026 entstanden sind, ist es standardmäßig an, für ältere verweist Microsoft auf das Message Center. Abschalten: Microsoft 365 Admin Center → Copilot → Settings → View all → Flex routing during peak load periods → Do not allow flex routing (Microsoft-Doku zu Flex Routing). Datenschutzrechtlich hat VISCHER nichts dagegen, für Berufsgeheimnisse hält die Kanzlei es für nicht akzeptabel. Ich würde es abschalten, solange niemand einen Grund dafür nennt.

Claude in Copilot steht in EU, EFTA und UK standardmäßig auf „No users“ (Copilot → Settings → View all → „AI providers operating as Microsoft subprocessors“). Schaltest du es frei, arbeitet Anthropic als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft: DPA und EDP gelten, die EUDB nicht. Laut VISCHER verarbeitet Anthropic dafür in den USA. Ausnahme sind Modelle „with Data Retention“ wie Claude Fable 5 und Mythos 5. Für sie gelten Anthropics eigene Bedingungen und DPA, Anthropic speichert bis zu 30 Tage, bei Verdacht auf Verstöße gegen die Usage Policy Inhalte bis zu 2 Jahre. Wer den Microsoft-DPA braucht, lässt sie aus. Mehr im Ratgeber Claude DSGVO-konform nutzen.

Datenverarbeitung im Land hat Microsoft für Deutschland für 2026 angekündigt. Ob sie für deutsche Tenants schon läuft, ließ sich bis heute nicht belegen.

Datenschutz-Folgenabschätzung für Copilot

Die DSK schreibt in ihrer Orientierungshilfe „KI und Datenschutz“ (Rn. 39), dass die DSFA-Pflicht beim Einsatz von KI-Anwendungen „vielfach der Fall sein“ wird. Microsoft Copilot mit Zugriff auf Mails und Dateien der ganzen Belegschaft ist für mich so ein Fall.

Eine gute Risikoliste liefert die DPIA von Privacy Company für die niederländische Hochschul-IT SURF. Das Update vom 27.05.2026 sieht noch zwei mittlere Risiken: den Workplace-Harms-Filter, dessen Kriterien Microsoft nicht offenlegt und den Organisationen weder anpassen noch abschalten können, und pseudonymisierte Telemetriedaten mit bis zu 18 Monaten Aufbewahrung. Flex Routing kam als niedriges Risiko dazu. Ergänze Websuche, Anthropic-Modelle und Oversharing als eigene Risiken.

Berufsgeheimnis: Copilot für Anwälte, Ärzte, Steuerberater

Nach VISCHERs Vertragsanalyse geht Copilot mit Berufsgeheimnissen nur mit den nötigen Vertragszusätzen, einem abgeschalteten Abuse Monitoring (falls vorhanden), ohne Bing-Suche für geschützte Daten und ohne Anthropic-Modelle. An die Zusätze kommen laut VISCHER auch KMU ohne Weiteres, beim Bezug über einen Cloud Solution Provider allerdings ohne formellen Prozess.

VISCHER bewertet nach Schweizer Recht. In Deutschland ist die Frage, ob Microsoft als „mitwirkende Person“ nach § 203 Abs. 3 und 4 StGB wirksam zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, bei Anwälten zusätzlich § 43e BRAO. Unsere gelbe Ampel ist eine eigene Übertragung, keine VISCHER-Aussage zum deutschen Recht. Lass das berufsrechtlich prüfen. Als Kanzlei würde ich Websuche und Flex Routing hart abschalten und Claude aus lassen.

Copilot privat, Copilot Pro und Microsoft 365 Premium

Am 01.10.2025 hat Microsoft angekündigt, Copilot Pro nicht mehr zu verkaufen. Nachfolger ist Microsoft 365 Premium, ein Abo für Privatpersonen. Alle Privat-Varianten laufen ohne AVV, also rot für Firmendaten.

In der Copilot-App mit Microsoft-Konto nutzt Microsoft Unterhaltungen standardmäßig fürs Training. Ausgenommen sind laut Microsofts FAQ unter anderem Firmenkonten, Copilot in den Apps von Microsoft 365 Personal und Family, Minderjährige und alle, die widersprechen. Ob der EWR heute ausgenommen ist, ist unklar: 2024 schloss Microsoft ihn „bis auf Weiteres“ aus, die aktuelle FAQ nennt ihn nicht mehr. Den Verlauf speichert Microsoft standardmäßig 18 Monate.

Admin-Checkliste für Microsoft Copilot

1. Inventur: Wer nutzt welchen Copilot mit welchem Konto?
2. „Websuche in Copilot zulassen“ auf Deaktiviert, Ausnahmen per Gruppe.
3. „Multiple account access to Copilot for work documents“ entscheiden.
4. Flex Routing auf „Do not allow flex routing“.
5. „AI providers operating as Microsoft subprocessors“ und „Copilot in Microsoft 365 apps with Anthropic models“ prüfen, Modelle „with Data Retention“ aus.
6. SharePoint-Freigaben aufräumen, Vertraulichkeitsbezeichnungen setzen.
7. Purview: Aufbewahrung und Audit für Copilot einrichten, inklusive der Websuchanfragen.
8. DSFA, Verarbeitungsverzeichnis, Betriebsrat, Mitarbeiter-Richtlinie.
9. Einstellungen alle drei Monate prüfen, Microsoft ändert Defaults.

Welche Ampel dein Setup bekommt, zeigt der KI-Tools Datenschutz-Check in zwei Minuten. Wie Google das Websuche-Problem angeht, steht unter Gemini und Datenschutz.

Häufige Fragen